home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / inv163.zip / INV.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-09-01  |  32KB  |  914 lines
  1.                         THE INVOICE STORE  version 1.6
  2.                         ==============================
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8. I. INTRODUCTION
  9.  
  10. Welcome to The Invoice Store.  The Invoice Store is an invoicing system
  11. targeted to any retail business.  The program is very easy to enter
  12. invoices and to keep track of receivables.  Supports customers, salesmen,
  13. inventory, invoices, payment history, allows credit lines, and provides
  14. many reports.  The program can create its own invoices or the user can
  15. use any pre-printed forms (Custom forms can be created).  The program
  16. can work in a single user or network environment.  Invoices can be generated
  17. at time of sale or be batched for later printing.
  18.  
  19. If you would like custom configurations of The Invoice Store or considering
  20. in having custom software, please feel free to contact the author at:
  21.  
  22.      Michael Colucci     Tel: (516) 567-0093     Fax: (516) 567-5563 
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28. II.  INSTALLATION
  29.  
  30. The Invoice Store requires any IBM PC compatable computer with at least 
  31. 512K of memory and a hard disk drive.  Prior to installation, verify
  32. that the CONFIG.SYS file meets the following requirements:
  33.  
  34.                 FILES=40
  35.                 BUFFERS=40
  36.  
  37. To install The Invoice Store, just copy all of the files found on the
  38. floppy disk to any subdirectory on your hard disk.  Refer to your DOS
  39. manual if this procedure is unfamiliar to the user.  Type RUN
  40. followed by the ENTER key to run the program.
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46. III.  EDITING DATA
  47.                    
  48. Editing data is very simple.  When the mode of operation is in Editing
  49. Mode, the field to edit is highlighted.  The cursor will flash under the
  50. character that may be edited.
  51.  
  52. The following keys can be used while in editing mode:
  53.  
  54.    Left Arrow           Moves the cursor one character to the left
  55.    Right Arrow          Moves the cursor one character to the right
  56.    Up Arrow             Edits the previous field
  57.    Down Arrow           Edit the next field
  58.    Home                 Moves the cursor to the first character
  59.    End                  Moves the cursor to the last character
  60.    CTRL Home            Edits the first field
  61.    CTRL End             Edits the last field
  62.    CTRL Y               Deletes from the cursor to the end of field
  63.    CTRL U               Restores all data to original values
  64.    Ins                  Toggles insert mode to overstrike mode
  65.    Esc                  Aborts operation
  66.    Enter                Edits the next field   
  67.    
  68. When done editing all of the desired data, the user can press ENTER until
  69. the editing session is complete.
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75. IV.  THE MAIN MENU
  76.  
  77. From the main menu, the user can enter any of the four modules of The 
  78. Invoice Store.  Each module has several sub catagories.  To enter the desired
  79. sub catagory, the user must press the associated character followed by the 
  80. ENTER key.
  81.  
  82. A pop-up calendar is available from anywhere in The Invoice Store.  To
  83. activate this calendar, the user must press ALT-C from any screen.  A
  84. calendar will be displayed showing the current month.  To return back
  85. to the application, the user must press the ESC key.
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91. V.  MAINTENANCE SYSTEM MODULE
  92.  
  93. The Maintenance System has the following sub catagories:
  94.  
  95.         Customer Maintenance
  96.         Database Maintenance
  97.         Inventory Maintenance
  98.         Salesmen Maintenance
  99.     Vendor Maintenance
  100.         System Maintenance
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106. V.1.  CUSTOMER MAINTENANCE
  107.  
  108. Customer maintenance is used to store all information about customers.  Each
  109. customer is identified by unique a customer number.  A customer can have 
  110. information changed from this module.
  111.  
  112.  
  113. ADDING A NEW CUSTOMER
  114.  
  115. To add a new customer, the user must press the F1 key.  The system will create
  116. a new customer number.  The user can change this number if desired. If the 
  117. user enters a customer number that already exists, the program will reject 
  118. the addition of the new customer when the user attempts to save the data.  
  119. The keys used for addition are the same as the editing keys.
  120.  
  121.  
  122. EDITING CURRENT CUSTOMER 
  123.  
  124. To edit the data of the current customer shown on the screen, the user
  125. must press the F2 key.  The customer number cannot be changed.  Only the 
  126. current customer shown can be edited.
  127.  
  128.  
  129. DELETE CURRENT CUSTOMER
  130.  
  131. To delete the current customer from the program, the user must press the
  132. F3 key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  133. place.  When a customer is deleted all invoices associated with that customer
  134. will also be deleted.  Once a customer is deleted, it cannot be restored.
  135.  
  136.  
  137. SEARCH FOR A CUSTOMER NAME
  138.  
  139. To search for a customer name, the user must press the F4 key.  The user
  140. will be prompted to enter the customer name.  The system will attempt to find
  141. a close match of the name entered.  If the customer entered is found then the 
  142. customer will be displayed on the screen.
  143.  
  144.  
  145. VIEW ALL CUSTOMERS
  146.  
  147. To view all customers, the user must press the F5 key.  The user will see
  148. a short description of all the current customers.  The user may scroll 
  149. through the customers on the screen by pressing the up arrow or down
  150. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  151. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  152. To select the desired customer, the user must highlight the desired customer
  153. and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this operation, the
  154. user must press the ESC key.  Once the desired customer has been selected,
  155. this will become the current customer displayed on the screen.  This feature
  156. is very useful when trying to select a customer very quickly.
  157.  
  158.  
  159. PAGE THROUGH CUSTOMERS
  160.  
  161. To view customers one screen at a time, the user must press the Pg Dn key
  162. or the Pg Up key.
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168. V.2.  DATABASE MAINTENANCE
  169.  
  170. Database maintenance (file maintenance) should NEVER be used.  This feature
  171. has been provided in case of a hard disk failure or when available disk
  172. space is getting very low.
  173.  
  174.  
  175.  
  176. V.2.1.  REBUILD ALL DATABASES
  177.  
  178. This feature should only be used after a hard disk crash.  All of the
  179. database index files will be rebuilt.  This feature may take some time.
  180.  
  181.  
  182.  
  183. V.2.2  DELETE OLD PAID INVOICES
  184.  
  185. This feature should only be used if available disk space is getting very
  186. low.  This featur will allow the user to delete old paid invoices.  The
  187. user will be prompted for the invoice date range to delete.  The user can
  188. press <ESC> to abort this feature.
  189.  
  190.  
  191.  
  192. V.2.3  DELETE BATCH OF INVOICES
  193.  
  194. This feature should only be used if the user wishes to delete a batch of
  195. invoices that have not been printed.
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201. V.3  INVENTORY MAINTENANCE 
  202.  
  203. Inventory maintenance is used to store all information about inventory.  Each
  204. inventory item is identified by a unique stock number.  Inventory information
  205. can be changed from this module.  The following information is entered into
  206. the inventory:
  207.  
  208.         STOCK #         A unique stock number
  209.         DESC            The product description
  210.         PRICE           The selling price of the product
  211.         COST            The cost of the product       
  212.         STOCK           The number of items currently in stock
  213.         LOW STOCK       The number of items required to reorder stock
  214.         WEIGHT          The weight of the item
  215.         UPDATED         The date when the last manual update has been made
  216.         DETAIL          A four line description of detail information
  217.  
  218.  
  219. ADDING A NEW INVENTORY ITEM
  220.  
  221. To add a new inventory item, the user must press the F1 key.  The system will
  222. create a new stock number.  The user can change this number if desired.If the 
  223. user enters a stock number that already exists, the program will reject the 
  224. addition of the new inventory item when the user attempts to save the data.  
  225. The keys used for addition are the same as the editing keys.
  226.  
  227.  
  228. EDITING CURRENT INVENTORY ITEM 
  229.  
  230. To edit the data of the current inventory item shown on the screen, the
  231. user must press the F2 key.  The stock number cannot be changed.
  232. Only the current inventory item shown can be edited.
  233.  
  234.  
  235. DELETE CURRENT INVENTORY ITEM
  236.  
  237. To delete the current inventory item from the program, the user must press 
  238. the F3 key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  239. place.  Once an inventory item is deleted, it cannot be restored.
  240.  
  241.  
  242. SEARCH FOR AN INVENTORY ITEM
  243.  
  244. To search for an inventory item, the user must press the F4 key.  The user
  245. will be prompted to enter the product description.  The program will attempt 
  246. to find the best match of an inventory item that fits the description.  If
  247. the description entered is found then the inventory item will be displayed
  248. on the screen.
  249.  
  250.  
  251. VIEW ALL INVENTORY
  252.  
  253. To view all inventory items, the user must press the F5 key.  The user will
  254. see a short description of all the inventory items.  The user may scroll 
  255. through the inventory items on the screen by pressing the up arrow or down
  256. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  257. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  258. To select the desired inventory item, the user must highlight the desired
  259. inventory item and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this
  260. operation, the user must press the ESC key.  Once the desired inventory item
  261. has been selected, this will become the inventory item displayed on the 
  262. screen.  This feature is very useful when trying to select an inventory
  263. item very quickly.
  264.  
  265.  
  266. PAGE THROUGH INVENTORY ITEMS
  267.  
  268. To view inventory items one screen at a time, the user must press the Pg Dn
  269. key or the Pg Up key.
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275. V.4  SALESMAN MAINTENANCE
  276.  
  277. Salesman maintenance is used to store all information about salesmen.  Each
  278. salesman is identified by unique a salesman number.  A salesman can have 
  279. information changed from this module.
  280.  
  281.  
  282. ADDING A NEW SALESMAN
  283.  
  284. To add a new salesman, the user must press the F1 key.  The user will be
  285. prompted to enter a salesman number.  If the user enters a salesman number 
  286. that already exists, the program will reject the addition of the new salesman 
  287. when the user attempts to save the data.  The keys used for addition are the 
  288. same as the editing keys.
  289.  
  290.  
  291. EDITING CURRENT SALESMAN 
  292.  
  293. To edit the data of the current salesman shown on the screen, the user
  294. must press the F2 key.  The salesman number cannot be changed.  Only the 
  295. current salesman shown can be edited.
  296.  
  297.  
  298. DELETE CURRENT SALESMAN
  299.  
  300. To delete the current salesman from the program, the user must press the
  301. F3 key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  302. place.  Once a salesman is deleted, it cannot be restored.
  303.  
  304.  
  305. SEARCH FOR A SALESMAN
  306.  
  307. To search for a salesman, the user must press the F4 key.  The user
  308. will be prompted to enter the salesman number.  The system will attempt to 
  309. find a match of the number entered.  If the salesman entered is found then 
  310. the salesman will be displayed on the screen.
  311.  
  312.  
  313. VIEW ALL SALESMEN
  314.  
  315. To view all salesmen, the user must press the F5 key.  The user will see
  316. a short description of all the current salesmen.  The user may scroll 
  317. through the salesmen on the screen by pressing the up arrow or down
  318. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  319. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  320. To select the desired salesman, the user must highlight the desired salesman
  321. and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this operation, the
  322. user must press the ESC key.  Once the desired salesman has been selected,
  323. this will become the current salesman displayed on the screen.  This feature
  324. is very useful when trying to select a salesman very quickly.
  325.  
  326.  
  327. PAGE THROUGH SALESMEN
  328.  
  329. To view salesmen one screen at a time, the user must press the Pg Dn key
  330. or the Pg Up key.
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336. V.5  VENDOR MAINTENANCE
  337.  
  338. Salesman maintenance is used to store all information about vendors.  Each
  339. vendor is identified by unique a vendor number.  A vendor can have 
  340. information changed from this module.
  341.  
  342.  
  343. ADDING A NEW VENDOR
  344.  
  345. To add a new vendor, the user must press the F1 key.  The user will be
  346. prompted to enter a vendor number.  If the user enters a vendor number 
  347. that already exists, the program will reject the addition of the new vendor 
  348. when the user attempts to save the data.  The keys used for addition are the 
  349. same as the editing keys.
  350.  
  351.  
  352. EDITING CURRENT VENDOR 
  353.  
  354. To edit the data of the current vednor shown on the screen, the user
  355. must press the F2 key.  The vendor number cannot be changed.  Only the 
  356. current vendor shown can be edited.
  357.  
  358.  
  359. DELETE CURRENT VENDOR
  360.  
  361. To delete the current vendor from the program, the user must press the
  362. F3 key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  363. place.  Once a vendor is deleted, it cannot be restored.
  364.  
  365.  
  366. SEARCH FOR A VENDOR
  367.  
  368. To search for a vendor, the user must press the F4 key.  The user
  369. will be prompted to enter the vendor number.  The system will attempt to 
  370. find a match of the number entered.  If the vendor entered is found then 
  371. the vendor will be displayed on the screen.
  372.  
  373.  
  374. VIEW ALL VENDORS
  375.  
  376. To view all vendors, the user must press the F5 key.  The user will see
  377. a short description of all the current vendor.  The user may scroll 
  378. through the vendors on the screen by pressing the up arrow or down
  379. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  380. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  381. To select the desired vendor, the user must highlight the desired vendor
  382. and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this operation, the
  383. user must press the ESC key.  Once the desired vendor has been selected,
  384. this will become the current vendor displayed on the screen.  This feature
  385. is very useful when trying to select a vendor very quickly.
  386.  
  387.  
  388. PAGE THROUGH VENDORS
  389.  
  390. To view vendors one screen at a time, the user must press the Pg Dn key
  391. or the Pg Up key.
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397. V.6  SYSTEM MAINTENANCE
  398.  
  399. System Maintenance is used to enter and display information about the user
  400. of The Invoice Store.  The following information from this module will be 
  401. entered:
  402.  
  403.       Company Name
  404.       Company Address
  405.       Company Phone Number
  406.       Last Invoice Generated
  407.       Last Customer Generated
  408.       Last Inventory Generated
  409.       Form Type
  410.                
  411.                     
  412. The user must enter this information from this module.  To edit any of this
  413. information, the user must press the F1 key.  
  414.  
  415. There are three form types available.  They are GENERIC FORM, HP LASER-JET, 
  416. and CUSTOM FORM.  
  417.  
  418. The GENERIC FORM is used if the user wishes to print invoices on a generic
  419. printer with pre-printed forms.  Most of the users will use this type of
  420. form.
  421.  
  422. The HP LASER-JET is used if the user has a HP LASER-JET printer.  A special 
  423. laser printer invoice will be automatically generated when an invoice is
  424. printed.  If the user has a HP DESK-JET printer, the following sequence must
  425. be used:
  426.  
  427.         1. Since the HP DESK-JET has its limitations, these steps must be
  428.            followed.
  429.  
  430.         2. A file named LASER.FRM is provided.  The user must send this file
  431.            to the printer.  This can be done by use of the DOS command PRINT.
  432.            The user may wish to print a number of copies of this file.  This
  433.            will be the pre-printed form be used with this printer.  When
  434.            ready to print invoices, the user must load this paper into the
  435.            printer.
  436.  
  437.         3. The user must select the CUSTOM FORM and leave all the default
  438.            values.
  439.  
  440. The CUSTOM FORM is used to work with pre-printed forms.  The user can edit
  441. any of the field coordinates to match the coordinates on the pre-printed
  442. form.  If the user wishes to omit any field, then the user must blank out
  443. the coordinate.  This can be done by use of the DEL key.
  444.  
  445. To exit this module, the user must press the ESC key.
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451. VI.  INVOICING SYSTEM MODULE
  452.  
  453. The Invoicing System has the following sub catagories:
  454.  
  455.         Enter New Invoices
  456.         Print Batched Invoices
  457.         View Open Invoices
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463. VI.1  ENTER NEW INVOICES
  464.  
  465. This system is used to generate and recall invoices.  Prior to using this 
  466. system, the user should have entered customers and inventory in the previous 
  467. modules.
  468.  
  469.  
  470. ENTERING A NEW INVOICE
  471.  
  472. To enter a new invoice, the user must press the F1 key.  The user will then
  473. be prompted for a customer number.  If the customer number is known, the user
  474. can enter the customer number followed by the ENTER key.  If the customer number
  475. is unknown, the user can press the ENTER key and a list of all customers
  476. will be displayed on the screen.  The user can then scroll through the
  477. customers until the correct one is found.  The view procedure was explained
  478. in detail in the customer and inventory modules.
  479.  
  480. Once the customer number has been entered correctly, the name and address
  481. of the customer will be displayed at the top of the screen.  The user is
  482. then prompted to enter the detail information of the invoice.  The user
  483. is then prompted to enter the stock number of the inventory item.  The
  484. Invoice Store accepts two types of items (Inventory Items and Misc Items).
  485. An inventory item is an item that is found in the store's inventory.  A
  486. misc item is a non-inventory item and has no information associated with
  487. it.  If the user wishes to enter a misc item, then the user must enter
  488. MISC followed by the ENTER key.  If the user wishes to enter an inventory
  489. item, then the user must enter the stock number followed by the ENTER
  490. key or press the ENTER key to view all inventory items.  The view
  491. procedure was explained in detail in the customer and inventory modules.
  492.  
  493. Once the inventory item or misc item has been entered, the user is
  494. prompted for the quantity of items to be sold.  The default quantity
  495. is one.  The user may enter any amount that is being sold.  The program
  496. will reject any quantity that is not currently in stock.
  497.  
  498. Once the quantity has been entered, the user is prompted for the price.
  499. The default price is based on the information supplied by the inventory
  500. module for the inventory item.  If a misc item is used, then the default
  501. price is zero.  The user may enter a new price or keep the current price
  502. followed by the ENTER key.
  503.  
  504. The program is now ready to accept a new stock number.  This procedure
  505. will continue until the user presses the ESC key.  A maximum of ten
  506. different items may be generated on a single invoice.  Once all of the
  507. items have been entered, the program will calculate the current subtotal.
  508. The user is then prompted for the discount, tax, and shipping charges.
  509. The total will then be displayed.
  510.  
  511. If the user wishes to edit the detail information, the user must press the
  512. F1 key.  Detail information can be edited the same as above.
  513.  
  514. If the user wishes to add more items, then the user must press the F2 key.
  515. Items will be entered the same as above.
  516.  
  517. If the user wishes to edit the quantity and price of an existing item, then
  518. the user must press the F4 key.  The user will then be prompted for the
  519. correct stock number to edit.  The user can scroll through the items by
  520. use of the cursor keys until the desired one is highlighted.  To select the
  521. desired item, the user must press the ENTER key.  The user may enter the
  522. new quantity and price.  To cancel this operation, the user must press
  523. the ESC key.  The new totals will be displayed on the screen.
  524.  
  525. If the user wishes to delete an item, then the user must press the F5 key.
  526. The user will then be prompted for the correct stock number to delete.  The
  527. user can scroll through the items by use of the cursor keys until the
  528. desired one is highlighted.  To select the desired item, the user must 
  529. press the ENTER key.  The program will ask the user to confirm the delete.
  530. The new totals will be displayed on the screen.
  531.  
  532. If the user is done with entering all items, the user must press the F3
  533. key.  The user will have a choice to print the invoice or to void the
  534. invoice.  If the user wishes to print the invoice, there are two printing
  535. options.  To print the invoice now, the user must press the F1 key.  To
  536. print the invoice later, the user must press the F2 key.  If the user
  537. wishes to void the invoice, the user must press the F3 key.  If an invoice
  538. is voided, all items are returned to inventory.
  539.  
  540.  
  541. RECALL AN OLD INVOICE
  542.  
  543. If the user wishes to recall an old invoice, then the user must press the
  544. F2 key.  The user will be prompted for the invoice number.  The user must
  545. enter the invoice number followed by the enter key.  If the invoice is
  546. found, then the invoice will be displayed on the screen.  The user would
  547. be able to print the invoice or to void the invoice.
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553. VI.2  PRINT BATCHED INVOICES
  554.  
  555. This feature is used to print all batched invoices.  Batched invoices are
  556. invoices that were selected to print later when the invoice was generated.
  557. After the batch is printed, the user is prompted to delete the batch.  If the
  558. user does not delete the batch, the invoices will remain in the batch.
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564. VI.3  VIEW OPEN INVOICES
  565.  
  566. This feature is used to view all open invoices.  The user may page through
  567. the open invoices by pressing the Pg Dn and Pg Up keys.  The user may also
  568. print or void the invoice.  These features were explained in detail above.
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574. VII.  REPORTING SYSTEM MODULE
  575.  
  576. The Report System is used to generate different types of reports.  Reports
  577. can be generated to the screen or to the printer.  The following reports
  578. can be generated:
  579.  
  580.         Aging Report
  581.         Summary Reports
  582.         Detail Reports
  583.         Listing Reports
  584.         Salesman Sales
  585.         Product List For Customer
  586.         Customer List For Product
  587.     Inventory List For Vendor
  588.         Payment History
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594. VII.1  AGING REPORT
  595.  
  596. The aging report is used for generating a report for all customers that have
  597. outstanding balances that are still due.  To send the report to the printer
  598. the user must press the F1 key.  To send the report to the screen the user
  599. must press the F2 key.  To exit this report the user must press the <ESC>
  600. key.
  601.  
  602. In this report, the user is also able to print all invoices that are 
  603. outstanding.  This is done by pressing the F3 key.  The invoices that
  604. would print are the same as all items that would be printed on the 
  605. aging report.  This is useful if the user wishes to print monthly
  606. statements.
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612. VII.2  SUMMARY REPORTS
  613.  
  614. The following information will be generated on a summary report:
  615.  
  616.         Total Sales Collected           This item will show all money
  617.                                         collected on invoices.
  618.  
  619.         Total Sales Tax Collected       This item will show all taxes
  620.                                         collected on invoices.  If an 
  621.                                         invoice is a partial payment, it
  622.                                         is assumed that the entire tax was
  623.                                         collected.
  624.  
  625.         Total Shipping Collected        This item will show all shipping
  626.                                         charges collected.  If an invoice is
  627.                                         a partial payment, it is assumed that
  628.                                         the entire shipping charge was
  629.                                         collected.
  630.  
  631.         Taxable Sales Collected         This item will show all money 
  632.                                         collected on invoices that are not
  633.                                         tax exempt.
  634.                                         
  635.         Non-Taxable Sales Collected     This item will show all money 
  636.                                         collected on invoices that are tax
  637.                                         exempt.
  638.  
  639.  
  640. The user can select one of the following reports summaries:
  641.  
  642.         End-Of-Day Summary Report
  643.         End-Of-Week Summary Report
  644.         End-Of-Month Summary Report
  645.         End-Of-Year Summary Report
  646.         Select Range for Summary Report
  647.  
  648. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  649. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  650. the user must press the <ESC> key.
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656. VII.3  DETAIL REPORTS
  657.  
  658. The following information will be generated on a detail report:
  659.  
  660.         Invoice Number
  661.         Customer Number
  662.         Invoice Date
  663.         Invoice Terms
  664.         Invoice Amount
  665.         Amount Paid On Invoice
  666.         Amount Due On Invoice
  667.  
  668. The user can select one of the following reports summaries:
  669.  
  670.         End-Of-Day Summary Report
  671.         End-Of-Week Summary Report
  672.         End-Of-Month Summary Report
  673.         End-Of-Year Summary Report
  674.         Select Range for Summary Report
  675.  
  676. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  677. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  678. the user must press the <ESC> key.
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684. VII.4  LISTING REPORTS
  685.  
  686. The following listing reports can be generated:
  687.  
  688.         Low Stock Listing
  689.         Customer Listing
  690.         Inventory Listing
  691.         Salesman Listing
  692.     Vendor Listing
  693.  
  694.  
  695.  
  696. VII.4.1  LOW STOCK LISTING
  697.  
  698. The low stock listing report is used to generate all inventory items that
  699. are having their stock at a very low margin.  This usually means that the
  700. stock should be reordered.  The following information is generated from this
  701. report:
  702.  
  703.         Product Number
  704.         Product Description
  705.         Selling Price
  706.         Cost Price
  707.         Current Stock Count
  708.         Updated Date
  709.  
  710. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  711. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  712. the user must press the <ESC> key.
  713.  
  714.  
  715.  
  716. VII.4.2  CUSTOMER LISTING
  717.  
  718. The customer listing report is used to generate all customers.  The following 
  719. information is generated from this report:
  720.  
  721.         Customer Number
  722.         Company Name
  723.         Company City
  724.         Company State
  725.         Company Zip Code
  726.         Company Phone Number
  727.  
  728. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  729. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  730. the user must press the <ESC> key.
  731.  
  732.  
  733.  
  734. VII.4.3  INVENTORY LISTING
  735.  
  736. The inventory listing report is used to generate all inventory.  The following 
  737. information is generated from this report:
  738.  
  739.         Product Number
  740.         Product Description
  741.         Selling Price
  742.         Cost Price
  743.         Current Stock
  744.         Updated Date
  745.  
  746. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  747. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  748. the user must press the <ESC> key.
  749.  
  750.  
  751.  
  752. VII.4.4  SALESMAN LISTING
  753.  
  754. The salesman listing report is used to generate all salesmen.  The following 
  755. information is generated from this report:
  756.  
  757.         Salesman Number
  758.         Salesman Name
  759.         Salesman City
  760.         Salesman State
  761.         Salesman Zip Code
  762.         Salesman Telephone
  763.  
  764. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  765. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  766. the user must press the <ESC> key.
  767.  
  768.  
  769.  
  770. VII.4.5  VENDOR LISTING
  771.  
  772. The vendor listing report is used to generate all vendor.  The following 
  773. information is generated from this report:
  774.  
  775.         Vendor Number
  776.         Vendor Name
  777.         Vendor City
  778.         Vendor State
  779.         Vendor Zip Code
  780.         Vendor Telephone
  781.  
  782. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  783. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  784. the user must press the <ESC> key.
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790. VII.5  SALESMAN SALES
  791.  
  792. This report is used to generate all sales for a salesman.  The user can 
  793. specify all salesmen or a single salesmen.  If the user wishes to generate
  794. the report on a single salesman then the user must press the F2 key and
  795. enter the salesman number.  If the user wishes to generate the report on
  796. all salesmen then the user must press the F1 key.  The following information
  797. will be generated:
  798.  
  799.         Salesman Number
  800.         Salesman Name
  801.         Invoice Number
  802.         Invoice Date
  803.         Invoice Amount
  804.  
  805. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  806. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  807. the user must press the <ESC> key.
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813. VII.6  PRODUCT LIST FOR CUSTOMER
  814.  
  815. This report is used to generate all products for a customer.  The user can 
  816. specify all customers or a single customer.  If the user wishes to generate
  817. the report on a single customer then the user must press the F2 key and
  818. enter the customer number.  If the user wishes to generate the report on
  819. all customers then the user must press the F1 key.  The following information
  820. will be generated:
  821.  
  822.         Customer Number
  823.         Invoice Number
  824.         Stock Number
  825.         Product Description
  826.  
  827. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  828. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  829. the user must press the <ESC> key.
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835. VII.7  CUSTOMER LIST FOR PRODUCT
  836.  
  837. This report is used to generate all customers for a product.  The user can 
  838. specify all products or a single product.  If the user wishes to generate
  839. the report on a single product then the user must press the F2 key and
  840. enter the product number.  If the user wishes to generate the report on
  841. all products then the user must press the F1 key.  The following information
  842. will be generated:
  843.  
  844.         Customer Number
  845.         Invoice Number
  846.         Stock Number
  847.         Product Description
  848.  
  849. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  850. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  851. the user must press the <ESC> key.
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857. VII.8  INVENTORY LIST FOR VENDOR
  858.  
  859. This report is used to generate all vendors for a product.  The user can 
  860. specify all vendors or a single vendor.  If the user wishes to generate
  861. the report on a single vendor then the user must press the F2 key and
  862. enter the vendor number.  If the user wishes to generate the report on
  863. all vendors then the user must press the F1 key.  The following information
  864. will be generated:
  865.  
  866.         Vendor Number
  867.         Vendor Name
  868.         Stock Number
  869.         Product Description
  870.  
  871. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  872. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  873. the user must press the <ESC> key.
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879. VII.9  PAYMENT HISTORY
  880.  
  881. This report is used to generate the payment history for a customer.  The user 
  882. can specify all customers or a single customer.  If the user wishes to 
  883. generate the report on a single customer then the user must press the F2 key 
  884. and enter the customer number.  If the user wishes to generate the report on
  885. all customers then the user must press the F1 key.  The following information
  886. will be generated:
  887.  
  888.         Customer Number
  889.         Invoice Number
  890.         Payment Date
  891.         Check Number
  892.         Amount Paid
  893.         Balance
  894.  
  895. To send the report to the printer the user must press the F1 key.  To send 
  896. the report to the screen the user must press the F2 key.  To exit this report 
  897. the user must press the <ESC> key.
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903. VIII.  ACCOUNTS RECEIVABLE MODULE
  904.  
  905. The accounts receivable is used for entering payments from customers.  The
  906. user will be prompted for an invoice number.  If the user does not know the
  907. invoice number, the user may press the ENTER key for a list of unpaid
  908. invoices.  The following information can be entered:
  909.  
  910.         Check Number
  911.         Amount Paid On Invoice
  912.  
  913.  
  914.